담당자가 휴가나 출장으로 자리에 없을 때 다음 사람이 자료에서 바로 시작하려면 다섯 가지를 알아야 합니다. 최신 원본이 어디 있는지, 처음 무엇을 할지, 어디까지 바꿔도 되는지, 누구에게 확인할지, 막히면 무엇을 볼지입니다. 이 글은 이 다섯 가지를 짧은 시작 메모로 남기는 방법을 다룹니다. 업무 전체를 넘기는 인수인계서보다 범위가 좁습니다. 자료 하나에서 첫 행동을 시작하는 데 필요한 정보만 남깁니다.
다음 사람이 확인해야 하는 것
자료를 넘겨받은 사람은 작업 전에 몇 가지를 확인해야 합니다. 비슷한 파일 가운데 어느 것이 최신인지, 어디를 고쳐도 되는지, 누구에게 물어야 하는지입니다. 담당자가 없는 날에는 이 답을 바로 들을 수 없으니 메모로 미리 남겨 둡니다.
다섯 칸의 뜻
1. 최신 원본 위치
폴더 경로나 링크처럼 다음 사람이 그대로 따라갈 수 있는 위치를 적습니다. 비슷한 이름의 파일이 있다면 어느 것이 최신인지 구분할 수 있는 단서도 함께 적습니다.
2. 다음 사람이 처음 할 일
한 가지 행동만 적습니다. "5쪽 표의 빈칸을 채운다"처럼 시작 지점이 보이게 씁니다.
3. 바꿔도 되는 부분 / 확인 후 바꿀 부분
두 칸으로 나눠 적습니다. 나눠 두면 다음 사람은 어디를 바로 고치고 어디를 먼저 물어볼지 메모에서 확인할 수 있습니다. 어느 쪽인지 모르면 '확인 후 바꿀 부분'에 둡니다.
4. 확인할 사람
역할로 적어도 됩니다. 담당자 말고 확인할 수 있는 사람이 없다면 '확인 필요'로 남기고, 언제 확인할 수 있는지 적어 둡니다.
5. 막힐 때 볼 가이드 한 개
여러 개를 나열하기보다 가장 먼저 볼 하나를 고릅니다. 마땅한 가이드가 없으면 '정하지 않음'으로 남겨 둡니다.
직접 써 볼 빈 카드
다음 다섯 항목을 복사해 적어 보세요. 원본 위치는 다음 사람이 실제로 열 수 있는지도 함께 확인합니다.
| 항목 | 작성할 내용 |
|---|---|
| 최신 원본 위치 | ____________________ |
| 다음 사람이 처음 할 일 | ____________________ |
| 바꿔도 되는 부분 | ____________________ |
| 확인 후 바꿀 부분 | ____________________ |
| 확인할 사람 | ____________________ |
| 막힐 때 볼 가이드 한 개 | ____________________ |
메모를 받은 동료는 시작할 수 있는지 표시하고, 막혔다면 다음 질문을 남깁니다.
- [ ] 시작할 수 있음
- [ ] 여기서 막힘
막힌 곳: ____________________
다음 행동에 필요한 질문: ____________________
직접 해 보는 순서
- 지금 맡고 있는 자료 하나를 고릅니다.
- 최신 원본 위치를 복사해 붙여 넣습니다.
- 내가 자리에 없을 때 다음 사람이 처음 해야 할 일을 하나만 적습니다.
- 바꿔도 되는 부분과 확인 후 바꿀 부분을 나눕니다.
- 확인할 사람과 볼 가이드를 적습니다. 모르는 칸은 비워 두고 '확인 필요'로 남깁니다.
시작할 수 있는지 확인하는 법
메모를 동료에게 건네고 5~10분 동안 첫 행동을 시작할 수 있는지 확인을 부탁해 볼 수 있습니다. 동료는 두 가지 중 하나로 표시합니다.
- 시작할 수 있음
- 여기서 막힘: 막힌 곳을 적고, 다음 행동에 필요한 질문으로 바꿔 둡니다. 예: "원본은 찾았는데, 표 머리글을 바꿔도 되나요?"
표시는 메모가 있는 곳에 합니다. 같은 컴퓨터에서 메모 화면을 열어 둔 채라면 화면에서 바로 고쳐 표시하고, 복사해 보낸 메모나 인쇄본·PDF라면 받은 사람이 그 위에 표시합니다. 막힌 곳이 나오면 그 칸을 다시 씁니다.
Canva 디자인을 넘길 때
Canva에서 공유받은 디자인을 복사해 작업해야 한다면 공유받은 디자인의 내 사본 만들기 가이드를 참고할 수 있습니다. 시작 메모에는 원본 위치와 실제 작업할 사본 위치를 구분해 적어 두세요. 다음 사람이 필요한 파일을 열고 편집할 수 있는지도 함께 확인합니다.
카드로 남기기
다섯 칸을 채우면 시작 메모와 동료 확인 표시 칸을 만드는 카드입니다.
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